Verslag ALV 2019 13 februari

Geplaatst door Ronald Vermeulen (secretaris) op 14-02-2021
Nieuws >>

23 leden en donateurs hebben een stembiljet ingeleverd.

De notulen, het jaarverslag, de financiële stukken, begroting etc zijn unaniem goedgekeurd en aangenomen. Het bestuur is unaniem decharge verleend.

De contributie voor 2021 blijft ongewijzigd in 2021.
De bestuurs- en commissieleden zijn herkozen.

 

Hiermee is de schriftelijke ledenvergadering afgerond. Het is een volstrekt nieuwe ervaring geweest die, naast veel voorbereiding, ook een administratieve uitdaging is geweest en vooral tijdsintensief was. Laat ons hopen dat in april weer een normale ledenvergadering kan worden georganiseerd.

 

Rest nog eenieder dank te zeggen voor de medewerking en participatie aan deze bijzondere ledenvergadering.

 

Concept notulen van de Algemene Ledenvergadering van de Scheidsrechters Vereniging Leiden en omstreken, gehouden op 13 februari 2021

Er zijn 23 stembiljetten ingeleverd, door leden en donateurs. Waaronder 5 bestuursleden, 1 kandidaat bestuurslid en 2 donateurs. De donateurs hebben een adviseerde stem, deze worden hierdoor bij onze stemming meegeteld.

  1. Inleiding. Als gevolg van de coronapandemie en de daarmee gepaard gaande beperkingen m.b.t. het bijeenkomen van groepen mensen, kon om die reden in 2020 geen fysieke ledenvergadering worden georganiseerd. Door de noodwet, genaamd ‘Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid‘ die op 24 april 2020 in werking trad, werden eventuele belemmeringen voor het organiseren van een “alternatieve” ledenvergadering die voortvloeien uit onder meer de statuten, weggenomen.

De mogelijkheid werd daardoor geboden om een “alternatieve” ledenvergadering later in de tijd te organiseren. Het bestuur besloot tot een eenvoudige wijze van vergaderen om eenieder in de gelegenheid te stellen hieraan te participeren, ergo de keuze werd een schriftelijke ledenvergadering met digitale ondersteuning (website en email) en gebruikmaking van een stembiljet.

  1. Schriftelijke ledenvergadering. De duiding van de schriftelijke ledenvergadering is als volgt. De uitgangspunten zijn om zoveel mogelijk bij de vereisten van de statuten te blijven, het stellen van nadere, organisatorische regels aan een schriftelijke vergadering, (protocol) en het ontwerpen van een stembiljet. De communicatie naar de leden en donateurs moest op orde zijn.

  1. Protocol. Voor het inhoudelijke traject van de schriftelijke ledenvergadering is een protocol (stapsgewijs proces) opgesteld. Het protocol bood onder meer de mogelijkheid tot het stellen van vragen, schriftelijk of per email, voorafgaande aan de (schriftelijke) ledenvergadering en ook ten aanzien van de termijn van beantwoording door het bestuur.

  1. Vragen aan het bestuur. Eén lid heeft schriftelijk vragen gesteld aan het bestuur over de (niet) vermelding van de Commissie Communicatie in het jaarverslag.

De vragen zijn, tot tevredenheid van vragensteller, beantwoord. De vragen en antwoorden zijn gepubliceerd op de website. Voorts zijn op het stembiljet soms opmerkingen geplaatst.

  1. Besluiten. Alle besluiten, waarvoor in de statuten of krachtens de wet geen afwijkende regeling is voorgeschreven, worden genomen met volstrekte meerderheid der uitgebrachte stemmen. Dit betekent de helft + 1.

  1. Presentielijst. Omdat geen sprake is van een fysieke vergadering en daarom geen presentielijst wordt gebruikt, worden de stembiljetten beschouwd als aanwezigheidspresentie voor de schriftelijke ledenvergadering. De ondertekende stembiljetten nemen dus de plaats in van de presentielijst.

  1. Stemmen. In de statuten is geen voorschrift opgenomen over de wijze, waarop de stemmen worden uitgebracht. De meest betrouwbare vorm van het uitbrengen van stemmen lijkt stemmen door middel van stembriefjes op naam. Daarop dient elke stemgerechtigde zijn naam te vermelden en te ondertekenen. Ook bij stemmen via email of Whatsapp is de naam geauthentiseerd. Het bestuur heeft ervoor gekozen om schriftelijk te stemmen door middel van een fysiek stembiljet, email, of Whatsapp.

  1. Agendapunten. De agendapunten zijn afgeleid van de verplichtingen die in wet- en regelgeving zijn geregeld, zoals Burgerlijk wetboek, met name boek 2, de statuten en het huishoudelijk reglement. Het gaat daarbij vooral om de financiële stukken en de controle ervan door een onafhankelijke commissie, de kascommissie.

  1. Agenda. De agenda voor de schriftelijke ledenvergadering van 13 februari 2021 is als volgt.

  1. (Concept) notulen van de algemene ledenvergadering van 29 april 2019
  2. Jaarverslag 2019 van het bestuur door de secretaris
  3. Financieel jaarverslag 2019 van het bestuur door de penningmeester
  4. Bevindingen kascontrole commissie over het jaar 2019
  5. Decharge
  6. Concept begroting 2020
  7. Vaststellen contributie 2021
  8. Bestuursverkiezing
  9. Benoeming commissies

  1. De stemming. Er zijn 23 stembiljetten ingeleverd, door leden en donateurs. Waaronder 5 bestuursleden en 2 donateurs. De donateurs hebben een adviseerde stem, deze worden hierdoor bij onze stemming meegeteld.

Onderstaand is het woordje “allen” gebruikt. Dit woordje dient in de context te worden geplaatst van leden en donateurs die een stembiljet hebben ingeleverd.

    1. Agendapunt 1: concept verslag van 29 april 2019: allen (23) hebben ingestemd met het verslag. Hiermee is het verslag vastgesteld door de ledenvergadering en de concept status opgeheven.

    1. Agendapunt 2: concept jaarverslag 2019: allen (23) hebben ingestemd met de jaarstukken over 2019. Hiermee zijn de jaarstukken 2019 vastgesteld door de ledenvergadering en de concept status opgeheven.

Vragen van Peter Korst:

Ik heb nog enkele vragen m.b.t. de commissie Communicatie.

- In de concept notulen van de ALV van 29 april 2019 wordt bij punt 12 de vorming van die commissie vermeld.

- In het jaarverslag over 2019 wordt deze commissie op geen enkele plaats genoemd.

- Op de agenda van de schriftelijke ALV van 13 februari 2021 is bij agendapunt 9: Benoeming commissies geen ruimte gemaakt voor een (her)benoeming van een commissie Communicatie.   

Mijn vragen aan het bestuur:

* Wat was bij de vorming van de commissie Communicatie ooit de taakstelling ervan?

* Wat kan er gezegd worden de activiteiten in 2019 van de commissie?

* Is de commissie stilzwijgend opgeheven?

* Is het bestuur van mening dat er naast een secretaris en een beheerder van de website nog een commissie Communicatie gewenst is?

* Zo ja, wat wordt dan verwacht van de betrokkenheid van de (kandidaat-)commissieleden bij de vereniging?

Reactie op de vragen van Peter Korst door voorzitter Jan de Jong:

* Wat was bij de vorming van de commissie Communicatie ooit de taakstelling ervan?

De taakstelling bij installatie was het benutten in de breedste zin van het woord van de communicatieve kansen en mogelijkheden van de website, social media en nieuwsbrief.

* Wat kan er gezegd worden over de activiteiten in 2019 van de commissie?

* Is de commissie stilzwijgend opgeheven?

Deze twee vragen in één antwoord. De commissie is door het afhaken van Stefan de Groot en JP Colenbrander (aangevuld door de commissie zelf, niet officieel lid daarvan) en de ziekte van Bas Annegarn weinig actief geweest. Wel is in 2019 de procedure om wedstrijdaanstellingen op de site te vermelden verbeterd en is de nieuwsbrief opgefrist. De commissie is vanwege genoemde onderbezetting en het niet kunnen vinden van nieuwe vrijwilligers stilzwijgend opgeheven.

* Is het bestuur van mening dat er naast een secretaris en een beheerder van de website nog een commissie Communicatie gewenst is?

Ja, dat is zeker gewenst, maar niet direct noodzakelijk. Zoals al in de vraag is vermeld is er een website beheerder, wordt het facebookaccount door bestuurslid Joey Waleveld goed ingezet, worden de aanstellingen op de site uitstekend door penningmeester Leo Apperloo verwerkt en is de nieuwsbrief een gezamenlijke inspanning van vooral secretaris Ronald Vermeulen geholpen door Peter Kadiks, Joey Waleveld en anderen.

* Zo ja, wat wordt dan verwacht van de betrokkenheid van de (kandidaat-) commissieleden bij de vereniging?

Het zou natuurlijk een goede zaak zijn als bovenstaande activiteiten door en vanuit een communicatiecommissie zouden worden gedaan en/of gecoördineerd. Ook aanvulling met bijv. een actief twitter en Instagram-account zou welkom zijn. Daar zijn echter wel gemotiveerde mensen voor nodig die onze SVL verder willen helpen. En dat is de gevraagde betrokkenheid; motivatie, enthousiasme, lol in dat soort werk hebben. Deskundigheid is te leren, dat is geen basisbenodigheid. Zelfs lid zijn is geen vereiste.

Peter Korst veroorlooft zich nog één laatste opmerking, in reactie op het antwoord van de voorzitter: “Lidmaatschap/donateurschap van de vereniging vind ik een essentiële en minimale voorwaarde om van betrokkenheid blijk te geven.”

    1. Agendapunt 3: concept financieel verslag 2019: allen (23) hebben ingestemd met de jaarstukken 2019. Hiermee is de begroting 2019 vastgesteld door de ledenvergadering en de concept status opgeheven.

    1. Agendapunt 4: bevindingen kascommissie over het jaar 2019: eenieder heeft kunnen kennisnemen van de bevindingen van de kascommissie. Dit agendapunt is uitsluitend ter kennisneming van de ledenvergadering.

    1. Agendapunt 5: decharge: allen (23) hebben ingestemd met decharge. Dat wil zeggen dat ledenvergadering akkoord is gegaan met het advies van de kascommissie decharge te verlenen aan het bestuur en hiermee de verantwoordelijkheid voor het gevoerde financiële beleid over het boekjaar 2019 heeft neergelegd bij de (formeel) Algemene Leden Vergadering.

    1. Agendapunt 6: concept begroting 2020: allen (23) hebben ingestemd met de begroting 2020. Hiermee is de begroting 2020 vastgesteld door de ledenvergadering en de concept status opgeheven.

    1. Agendapunt 7: vaststellen contributie 2021: allen (23) hebben ingestemd met het vaststellen van het ongewijzigd vaststellen contributie voor 2021. Hiermee heeft de ledenvergadering de contributie over 2021 ongewijzigd vastgesteld.

    1. Agendapunt 8a: herbenoeming van R.G.A. Vermeulen als secretaris: allen (23) hebben ingestemd met de herbenoeming van R.G.A. Vermeulen als secretaris.

    1. Agendapunt 8b: herbenoeming van L.W.M. Apperloo als penningmeester: allen (23) hebben ingestemd met de herbenoeming van L.W.M. Apperloo als penningmeester.

    1. Agendapunt 8c: herbenoeming van J. Waleveld als bestuurslid: allen (23) hebben ingestemd met de herbenoeming van J. Waleveld als bestuurslid.

    1. Agendapunt 9a: (her)benoeming van H. Ravensbergen en H.M. van Belkum als lid van de kascontrole commissie. Reserve leden van de kascontrole commissie: H. Alblas en H.N.L. de Jong: allen (23) hebben ingestemd met de (her)benoeming van H. Ravensbergen en H.M. van Belkum als lid van de kascontrole commissie. Reserve leden van de kascontrole commissie: H. Alblas en H.N.L. de Jong.
       
    2. Agendapunt 9b: herbenoeming van P. Masmeyer als lid van de evenementen commissie: 20 personen hebben ingestemd, 3 personen zijn tegen de herbenoeming van P. Masmeyer als lid van de evenementen commissie.
       
    3. Agendapunt 9c: herbenoeming van G. van der Meer en P.W.M. van der Meer als beheerder: allen (23) hebben ingestemd met de herbenoeming van G. van der Meer en P.W.M. van der Meer als beheerder. Reserve leden van de kascontrole commissie: H. Alblas en H.N.L. de Jong.

  1.  

 

De Notulist/Steller:

Ronald Vermeulen

secretaris

 

Naschrift secretaris.

Een schriftelijke ledenvergadering is een geheel nieuwe ervaring en vergt een grondige, administratieve en organisatorische voorbereiding, waarmee veel tijd is gemoeid van zowel het bestuur in het algemeen als de secretaris in het bijzonder. Het is goed vast te stellen dat veel leden en donateurs hebben geparticipeerd aan deze schriftelijke vergadering en hiermee hun verantwoordelijkheid hebben genomen. 23 leden en donateurs is een gemiddelde opkomst voor een ALV bij SVL. Een vereniging kan slechts dan goed functioneren als leden hun stem laten horen, vergaderingen bijwonen en betrokken zijn bij een adequaat functioneren van onze mooie vereniging.

Terug